Зміст

• 1.Про час і про гроші
• 2.Про дві групи і план
• 3.Про 8-8-8
• 4.Про таємні 40%
• 5.Про «Альпи»
• 6.Про матрицю Ейзенхауера
• 7.Правило Парето

Про час і про гроші

Час ‒ дуже цінний ресурс. Набагато цінніший за гроші. Чому? А тому що, на відміну від часу, гроші можна заробити, накопичити, втратити і знову заробити. А ось час – це такий ресурс, який неможливо накопичити, повернути чи відновити. Час не обміняєш на гроші. Натомість завдяки наявності часу гроші можна привабити до себе. Тобто силу часу можна використати для творення, яке притягує гроші. І зробити це доволі просто.

Варто лише навчитися  використовувати час ефективно. Кожен із нас у своєму розпорядженні має 24 години, але різні люди за ці години досягають різних результатів. Чому так відбувається?

А тому, що дехто витрачає час на ті справи, які не забезпечують задоволення, на роботу, яка не дає прибутку, хтось виконує прохання друзів, забуваючи про власні питання чи їх відкладаючи. Багато хто має великі цілі, але зовсім не виділяє часу на їх досягнення. А як справи у вас? Подивіться збоку на своє життя. Як ви використовуєте найбільш цінний ресурс? Чи ваша мета, чи бодай план, сьогодні наблизилися хоча б на крок?

Так, природа подарувала нам усім однакову кількість часу, чого не скажеш про гроші. Тут вже кому як таланить. Точніше, таланить тому, хто не втрачає часу дарма.

«Час ‒ це гроші», «Час, який ви маєте, ‒ це гроші, яких ви не маєте».

Зізнаюся: колись я, як, можливо, дехто з вас, не до кінця розуміла зміст цієї фрази. Гроші ми заробляємо на роботі, а вдома відпочиваємо. Але який це відпочинок? Наприклад, можна цілий день пролежати на дивані перед телевізором, а можна встати і заробити гроші. Та хоча б, наприклад, почистити шафу від непотрібних речей і продати їх на барахолці. Це звісно, найпростіший приклад, але все велике починається з простого.

Запам’ятайте: ми самі і ніхто інший відповідаємо за розподілення такого цінного ресурсу, як час. Головне ‒ визначитися, КУДИ ви вкладатимете цей ресурс.

Про дві групи і план

І тут потрібно розуміти різницю між «працювати» і «заробляти». Іншими словами, всіх нас умовно можна поділити на дві групи. Тих, хто продає свій час за гроші, і тих, хто його купує.

У першому випадку ви працюєте на працедавця і віддаєте (тобто продаєте) йому свій час в обмін на зарплату. В другому випадку ви купуєте час інших і вкладаєте його у справу, яка притягує гроші.

Саме тайм-менеджмент або, іншими словами, наявність чіткого плану, дозволяє другій групі людей через купівлю часу інших вивільнити свій час для створення (заробляння) чогось більшого.

Наприклад, власник сайту за $200 зарплати на місяць купує час працівника, який наповнює сайт контентом. За місяць сайт забезпечив прибуток у розмірі $1000.  $200 власник сайту заплатив за куплений час, а заробив $800.

Але не варто думати, що ці $800 власнику просто впали з неба. Тут не обійшлося без продуманої стратегії, плану, щоденного контролю і правильного використання часу, тобто власного методу тайм-менеджменту. Адже власником керує мотивація, він втілює у життя цікаву власну ідею і, вивільнивши частину свого часу купівлею часу іншої людини, спрямовує його на розвиток. В результаті розумного обміну (читай: використання часу) він заробив (читай: притягнув гроші).

Пріоритетом для власника сайту виступало, КУДИ інвестувати свій час. Він мав ціль і спрямував свій час на її досягнення.

Якщо вам немає КУДИ інвестувати свій час, навіщо вам його економити? Варто задуматися, що вам більше до душі: продавати свій час чи купувати його в когось іншого, а власний вивільнити для творення?

«Час не любить, коли його витрачають даремно», ‒ казав Генрі Форд. «Час ‒ це гроші», ‒ переконував Бенджамін Франклін. Раджу всім запам’ятати такі фрази. Але як навчитися розподіляти свій час так, щоб вистачало і на роботу, і на сім’ю, і на відпочинок, і ще й на творення? Адже побутові клопоти й соціального життя ніхто не відміняв. Спробуємо розібратися.

Для початку потрібно визначитися, скільки саме вам потрібно часу для себе, родини, друзів, хобі, роботи, яка забезпечує певний прибуток. В залежності від цього розставляються пріоритети.

Про 8-8-8

У будь-якій бізнес-школі або на тренінгу не раз згадують про правило трьох вісімок. Це правило ще у XVII столітті сформулював знаменитий педагог Ян Коменський. Воно звучить так: вісім годин потрібно відводити роботі, вісім ‒ на сон, вісім ‒ для культурного проведення часу.

Це правило добре придатне до тайм-менеджменту, адже використовується у ньому. Бо ж кожну вісімку за бажанням можна розділити на підгрупи. Наприклад, у «відпочинок» можна включити час догляду за собою або прогулянку. У «роботу» ‒ зустріч із колегами, майбутніми діловими партнерами. Що для вас є відпочинком, а що роботою, вирішуєте самі. Наприклад, для когось спланувати наступний день ‒ це робота, а для когось відпочинок.

Головне ‒ дотримуватися такого поділу і не «красти» час для «роботи» у «відпочинку», у «відпочинку» для «роботи», і найголовніше ні за яких обставин і ні за що не «красти» час у «сну». Тоді ви встигатимете все і навіть більше. Життя стане цілеспрямованим та впорядкованим.

Про таємні 40%

Але як це зробити на практиці? Тут можна використати такий прийом, як 60/40.

Прийом 60/40 ‒ це принцип тайм-менеджменту, виведений експериментальним шляхом, згідно з яким при складанні плану на день 40% часу потрібно залишити вільним. Тобто 60% часу відвести на планові роботи, 20 ‒ на непередбачувані, 20% ‒ на ті, що виникнуть спонтанно або стануть супутніми.

Спробуйте спланувати власні справи на наступний тиждень. Записуйте лише ті з них, які конче потрібно буде виконати, тобто планові. Решту 40% поділіть на справи непередбачувані та супутні.

Наприклад, зверстати журнал ‒ це планова справа, заміна ілюстрації ‒ справа непередбачувана, а бажання переверстати кілька сторінок з метою вдосконалення ‒ супутня, спонтанна.

Так, якщо виникне непередбачувана справа, для неї буде час, а якщо все обійдеться, то з’явиться вільний час, який ви зможете використати або як перепочинок, або ж на вирішення наступної дрібної справи зі свого списку.

Оці 40%, які відведені для непередбачуваних справ, і є тим рятівним колом і секретом тайм-менеджменту. З ними тайм-менеджмент 60/40 працює. Саме такий поділ справ надає впевненості, що за будь-яких обставин графік справ не порушуватиметься, а ви все встигатимете.

Навчіться розставляти пріоритети, не піддавайтеся спокусі починати наступну справу, не закінчивши попередньої.

Однак реалії життя показують, що навіть і в такому ідеальному розподілені часу і справ виникають непередбачувані моменти, які виходять за рамки тих 40%. Що ж робити у такому випадку?

Варто навчитися бачити більше і ширше, радить тайм-менеджмент. У подібних випадках просто міняйте місцями «роботу» з «відпочинком» і  уніфікуйте їх. Наприклад, на роботі вирішили оновити програмне забезпечення і тому журнал, який ви планували верстати, за часом відсунувся. Поміняйте цю роботу місцем, наприклад, із відпочинком. Випийте кави, прогуляйтеся. І коли нарешті ви сядете за комп’ютер, то у свій план вкладетеся.

Навчіться перемикатися, щойно «намалюється» непередбачуваний момент. Іноді для цього достатньо просто змінити положення тіла за столом.

Про «Альпи»

Ще одним доволі дієвим у тайм-менеджменті методом, який дозволяє керувати часом і спрямовувати його туди КУДИ потрібно, є метод «Альпи». Тоді у процесі планування вам потрібно кожній справі дати часову оцінку.

Ви зорово бачите, як оцінили свої справи у часовому еквіваленті. Така часова оцінка дозволяє реально розуміти, яку справу ви сьогодні обов’язково виконаєте, яку лише частково, а за якувзагалі не візьметеся. За допомогою методу «Альпи» можна економити до чотирьох годин часу за день! Саме таке розуміння дозволяє виконати більше і без авралу. Дозволяє економити час, а вільний спрямовувати на творення чогось іншого чи то пак заробляння грошей.

Про матрицю Ейзенхауера

Для короткочасного планування часу корисною буде так звана матриця Ейзенхауера. У тайм-менеджменті вона вважається одним із найефективніших методів планування справ на день. Особливо вона корисна тим, у кого накопичилася велика кількість справ для якнайшвидшого вирішення. Крім того, що матриця Ейзенхауера допомагає розібратися зі справами, вона ще дозволяє дати лад життю.

Метод тайм-менеджменту «Матриця Ейзенхауера», названий так на честь 34-го президента США, котрий його винайшов. Дуайт Ейзенхауер (1890-1969) ‒ американський державний і військовий діяч, 34-й президент США, вирізнявся відмінними організаторськими здібностями. Винайшов і використовував для планування свого часу цю матрицю.

Згідно з матрицею Ейзенхауера всі справи, наприклад на сьогоднішній день, поділіть на чотири групи: A, B, C, D.

А: важливі і термінові справи (дуже важливі для вас справи).
В: важливі, але НЕтермінові справи (просто важливі справи).
С: термінові, але НЕважливі справи (форс-мажори).
D: НЕтермінові, і НЕважливі справи (справи, які не мають для вас ніякої користі).

Коли ви складете план, без жалю викресліть справи, які потрапили у групу D. Це можуть бути такі справи, як «зависання» у соцмережі, перегляд сотої серії серіалу, двадцята перерва на перекур, півгодинна розмова з подругою про нову курточку, яку ви бачили вчора у магазині, і т. ін.

Справи з групи D «з’їдають» ваш час, час, який ви могли б спрямувати на творення і притягування грошей.

Навчіться розділяти справи на головні, другорядні та неважливі.

Правило Парето

І тут на допомогу приходить правило або принцип Парето 80/20, згідно з яким відносно багатьох явищ 80 відсотків наслідків спричинені 20 відсотками причин. Ця ідея знайшла застосування у багатьох галузях. І у тайм-менеджменті також. Читайте далі і дивуйтесь.

Адже виявляється, що за перші 20% витраченого часу на вирішення будь-якої справи ми вирішуємо її на 80%. Решту 80% часу ми лише доробляємо 20% своєї справи.

Згідно з принципом Парето диспропорція є невід’ємною властивістю співвідношення між причинами і результатами та одержуваними засобами, доданими зусиллями і винагородою за них. Принцип 80/20 наочно демонструє цю диспропорцію:

20% ваших вкладених коштів/зусиль відповідальні за 80% заробітку.

80% наслідків вирішення вашої справи виникають із 20% наявних причин.

20% ваших зусиль, спрямованих на вирішення справи, забезпечують 80% її результату.

Але такого ефекту ми досягнемо лише при правильному плануванні часу, про що йшлося вище.

Правило (принцип) Парето був відкритий Йозефом Мозесом Юраном, американським інженером, а названий ім’ям італійського економіста Вільфредо Парето (1848-1923), який спостеріг математичну залежність: більша частина доходів і матеріальних цінностей належить меншості людей у досліджених групах.

Головна цінність правила Парето полягає в тому, що цей принцип не суперечить логіці нашого життя. Він лише наочно дає зрозуміти: ми можемо думати, що деяку частину свого часу працюємо більш ефективно, ніж решту часу, але коли ми розглянемо, які зусилля докладаємо до вирішення справи, і зіставимо їх із одержуваним результатом, то можуть «очі на лоба» полізти. Таким наочним виявиться цей дисонанс.

Наприклад, власник бізнесу побачить, що працівники з відділів «N» та «G» працюють із однаковою ефективністю, тож підвищувати зарплату якомусь одному відділу немає підстав, потрібно підвищити або залишити на тому ж рівні обом. Секретарка Таня зрозуміє: до всіх дзвінків чи відвідувачів необхідно ставитися з однаковою увагою, адже так вона не пропустить справді важливого, такого, що сприятливо позначиться на кар’єрному зростанні й рівні зарплати. А випускник вишу Іван побачить: усі можливості, які дає життя, однаково цінні у фінансовому плані, який би подальший шлях він не обрав.

Отже, питання не в тому, скільки у нас часу для притягування грошей. Усі люди його мають однаково ‒  24 години на добу. Питання в тому, як ми цей час використовуємо. У тайм-менеджменті час доволі часто порівнюють зі грошима, а обидві категорії ‒ з водою. Чому? Бо гроші і час течуть, як вода. Відмінність лише у тому, що хтось дозволяє часу текти просто так, а хтось знає, КУДИ, в яке саме творення вкласти його силу й отримати прибуток.

Але якщо у вас час не перетворюється у гроші, можливо, вам потрібні не гроші, а дещо інше? Тоді варто задуматися над тим, чому на «це інше» вам завжди бракує часу?

Спробуйте випробувати запропоновані методи тайм-менеджменту на практиці ‒ і ви знайдете розгадку.

Оксана Мокрієнко