Как не допустить ошибок при переезде в новый офис?

Но независимо от мотивов, переезд всегда является серьезным вызовом для бизнеса, так как напрямую влияет на непрерывность и эффективность рабочих процессов.

Многие руководители предприятий по незнанию допускают ошибки на этапе организации переезда, что приводит к простою в работе или потере офисного имущества. Как этого не допустить мы и поговорим далее.

Наиболее распространенные ошибки во время офисного переезда

• Многие компании начинают готовиться к офисному переезду за неделю-две, в авральном режиме, не продумывая деталей. Это неизбежно ведет к хаосу, срыву сроков, потере или повреждению имущества. По статистике, компании, которые начинают планировать переезд минимум за 3 месяца, имеют на 50% меньше проблем, чем те, кто делает это в последний момент.

• Да, услуги профессионалов стоят денег, примерные расценки на офисный переезд «под ключ» можно изучить здесь — https://inka-trans.ua/perevozki-kiev/ofisnyj-pereezd/. Но эти затраты, как правило, окупаются за счет оптимизации процесса и сокращения простоев в работе. У профессиональных компаний есть опыт, ресурсы и специальное оборудование для быстрого и безопасного переезда, чего нет у ваших сотрудников.
• Руководители компаний часто не учитывают «мелочи» вроде содержимого шкафов и тумбочек, архивов, кухонной утвари и т.д. В результате в день переезда выясняется, что вещей гораздо больше, чем планировалось. Это ведет к нехватке упаковочных материалов, транспорта, грузчиков, и как следствие — к задержкам и дополнительным расходам.
• Часто компании так фокусируются на процессе переезда, что забывают подготовить новое помещение. В результате в день Х выясняется, что в новом офисе не работает электричество, интернет, не хватает розеток, не готовы рабочие места и т.д. Это ведет к длительным простоям, необходимости работать в некомфортных условиях, дополнительным расходам на срочный ремонт и обустройство.

Как не допустить ошибок при переезде в новый офис?

Следуя нашим рекомендациям, Вы сможете провести свой офисный переезд максимально гладко и безболезненно, избежав большинства распространенных проблем и минимизировав возможные риски для своего бизнеса:

1. Начните планирование как можно раньше. Составьте подробный чек-лист всех задач, назначьте ответственных, установите реалистичные сроки. Продумайте каждый этап — от инвентаризации имущества до расстановки мебели на новом месте. Заранее назначьте дату грузоперевозки и обсудите ее со специалистами — inka-trans.ua.
2. Проведите инвентаризацию. Опишите все офисное имущество, вплоть до последнего стаканчика. Используйте для этого специальные чек-листы и таблицы. Заложите «запас» в 10-15% на непредвиденные ситуации.
3. Не экономьте на важном. Тщательно выбирайте подрядчика, ориентируясь не только на цену, но и на репутацию, опыт, отзывы клиентов. Заключите договор, в котором четко прописаны все условия и ответственность сторон.
4. Заранее проверьте готовность нового офиса. Составьте список всего необходимого (мебель, техника, коммуникации) и убедитесь, что все готово к моменту переезда. При необходимости заложите время и бюджет на ремонт и адаптацию помещения.