Матриця Ейзенхауера як інструмент розставляння пріоритетів

Список завдань сучасної людини завжди знаходиться в перевантаженому стані. Справи накопичуються ніби снігова куля і часом дуже важко зрозуміти, що ж з усім цим робити. Вирішується ця проблема плануванням. Якщо розбити свою зайнятість на графік по днях, тижнях і місяцях, то вийде взяти ситуацію під контроль.

Однак, нерідко буває і таке, що людина не може наздогнати власний план. Чому так відбувається? Вся справа в пріоритетах. Їх потрібно вміти розставляти таким чином, щоб в першу чергу були виконані дійсно важливі та термінові завдання. Допомогти в цьому зможе матриця Ейзенхауера.

Що таке матриця Ейзенхауера: зміст методу

"Не всі термінові справи важливі і далеко не всі важливі справи – термінові". Цей вислів належить творцеві цього методу, 34-му президенту США Дуайту Ейзенхауеру. Співвідношення важливості й терміновості – ось головний критерій у розставлянні пріоритетів. Відсортувавши свої справи таким чином, з'явиться можливість зосередити свої сили на справді ключових завданнях.

Сенс матриці Ейзенхауера полягає в оцінці конкретного завдання за параметрами важливості / терміновості та сортуванні списку справ за цим принципом. З якою метою це використовується на практиці? Тут є два варіанти:

1. Планування. Дуже часто людина орієнтується в першу чергу на дедлайни завдання, забуваючи оцінити їх необхідність. Даний метод допоможе зосередити свої сили на тих речах, які дійсно будуть наближати вас до поставленої мети.
2. Оцінка особистої ефективності. В кінці тижня або місяця занесіть в таблицю виконані завдання. Таким чином ви зможете проаналізувати своє вміння розставляти пріоритети. Зрозумівши, які помилки були допущені, у вас вийде більш конструктивно спланувати свої справи на наступний відрізок часу.

Як правильно скласти й ефективно використовувати матрицю Ейзенхауера

Зовні матриця являє собою квадрат, розбитий на 4 блоки. Кожен блок іменується однією з перших 4-х букв латинського алфавіту (A, B, C, D). Також для зручності їм можна присвоїти кольори. Кожен квадрант має своє співвідношення важливості й терміновості. Розберемо їх призначення більш детально.

Блок А: важливі й термінові справи

Якщо ви складаєте матрицю вперше, то кілька завдань напевно відправляться в цей квадрант. Адже, зазвичай до цього методу вдаються тоді, коли утворюється дійсно серйозний завал. Однак, в ідеалі, він повинен бути порожнім, оскільки його наповненість - це наслідок невиконання завдань з інших блоків.

Зазвичай в цей квадрант вписують справи, невиконання яких загрожує наступними наслідками:

• Зупинка на шляху до досягнення мети;
• Освіта життєвих труднощів;
• Погіршення стану здоров'я.

Після освоєння і дотримання ключових правил керування часом блок А практично завжди буде порожнім.

Блок В: важливі, але не термінові справи

Саме в цьому квадраті будуть зосереджені найбільш пріоритетні завдання. Вони необхідні, але при цьому їх дедлайни не критичні, що дозволяє виконувати їх якісно, без зайвого поспіху. Зазвичай в цей блок, крім ключових середньо- і довгострокових завдань, входять також справи, заплановані на день. Ось конкретний приклад того, як може виглядати квадрант В:

• Навчання для підвищення професійного рівня. Якщо у вас є мета домогтися успіху в аграрному бізнесі, і ви вступаєте в спеціалізований навчальний заклад, то це завдання не є терміновим, адже виконується поступово. Але при цьому воно є вкрай важливим, ключовим для вашої мети. Тобто, воно підходить для блоку В. А ось якщо ви дізналися про таку можливість в останній момент, і потрібно терміново зібрати всі необхідні документи — це вже буде квадрант А;
• Заняття спортом. Також важливе завдання, але при цьому виконується планомірно, щодня, без жорстких дедлайнів;
• Відпочинок;
• Запланований візит до лікаря.

Блок С: не важливі, але термінові справи

Сюди відносяться завдання, які ніяк не наближують людину до мети, але при цьому турбують її та заважають зосередитися. Що це може бути? Та все, що завгодно. Це і базікання в соціальних мережах, і день народження не надто близької людини, і не особливо важливі наради, і навіть просто перегоріла лампочка в коридорі, яку бажано було б замінити.

Все це може значною мірою гальмувати виконання більш важливих завдань. Займатися такими справами треба тільки по можливості, не ставлячи їм високий пріоритет. Альтернативний варіант – делегування обов'язків, тобто переадресація виконання цих завдань на іншу людину.

Блок D: не важливі й не термінові справи

У цей квадрант входять справи, які абсолютно ніяк не сприяють досягненню цілей, а інколи й гальмують прогрес. Саме тому їх також називають "пожирачами часу". Сюди входять такі заняття як:

• Безцільне зависання в соціальних мережах;
• Тривалі телефонні розмови про несуттєві речі;
• Перегляд тонн розважального контенту, залипання у відеоігри та інше марне проведення часу.

Цей список можна доповнювати нескінченно, адже у кожного свої слабкості та всі хочуть відпочивати. Але важливо пам'ятати, що відпочинок повинен бути запланованим, тому як його спонтанність може істотно загальмувати рух до мети. До того ж є безліч способів провести його з користю, наприклад, сходити в спортзал, виїхати на природу, почитати пізнавальну книгу і т.д. У будь-якому випадку, повністю закинути справи з блоку D не вийде, така людська природа. Але важливо вміти правильно розставляти пріоритети, виконуючи в першу чергу завдання з блоків A і В.

У чому полягає головна складність використання матриці Ейзенхауера

Принцип роботи методу досить простий – креслиш таблицю і сортуєш справи. У чому ж тоді полягає складність? Так ось, в сортуванні й полягає. Спочатку дуже важко визначити, яке завдання та в який блок вписати. Нерідкі випадки, коли заняття, яке повинне знаходитися у квадранті С, розміщують у квадрант А. Оскільки в першу чергу дивляться на його терміновість, забуваючи оцінити важливість.

Допомогти в такому випадку зможе "метод Франкліна". Він дає зрозуміти, що важливими є ті справи, які відповідають поточним цілям в житті. Щоб встановити таку відповідність потрібно взяти конкретне завдання і поставити собі 3 питання:

1. До яких наслідків може призвести невиконання цього завдання?
2. Чи може хтось виконати його замість мене?
3. Чи важливе це завдання для досягнення моєї мети?

Відповівши на них, ви зрозумієте, наскільки важливе це завдання і чи потрібно приступати до його виконання прямо зараз.

Висновки

Матриця Ейзенхауера – це відмінна модель для розставляння пріоритетів. За її допомоги ви зможете виділити найважливіші завдання, відсіявши все зайве. Якщо до застосування цього методу додати ще навичку керування часом, то результат не змусить себе довго чекати.